We zijn bezig met het voorbereiden van een projectaanvraag voor de nieuwe budgetronde om het volgende jaar een Rich Media pilot uit te voeren. 

Tijdens de pilot willen we duidelijk krijgen welke processen we moeten inrichten binnen onze instelling op het gebied van ondersteuning, techniek, beheer, logistiek en metadatering om een succesvolle invoering van een instellingsbrede Rich Media dienst mogelijk te maken. Daarnaast kijken we welk beleid daarbij hoort, welke structurele kosten dit met zich meebrengt en welke investeringen nodig zijn. Gedurende de pilot worden hands-on de vele aspecten van het vormgeven en werken met een Rich Media dienst doorlopen. Op basis van de opgedane en onderling uitgewisselde kennis en ervaring, ontwikkelen we een concreet model voor verdere opschaling met de daarbij horende structurele kosten. Aan het eind van de pilot kan daardoor een expliciete en weloverwogen keuze worden gemaakt om structureel te investeren in een instellingsbrede Rich Media dienst als belangrijke nieuwe ICTO-voorziening voor het universitaire onderwijs.

Productkeuze: Mediasite of Presentations2Go
De afgelopen maanden hebben we een productkeuzetraject doorlopen waarbij we een afweging hebben gemaakt tussen Mediasite en Presentations2Go (P2GO). Deze beide systemen worden het meest gebruikt binnen het Nederlandse hogeronderwijs en staan centraal binnen het Surf OASE II project. Op 3 juni 2009 hebben we een ICTO Heidag georganiseerd waar we de beide leveranciers Mediamission (Mediasite) en Learning Valley (P2GO) hadden uitgenodigd. Tijdens de heidag hebben beide leveranciers een productpresentatie gehouden en hebben we in workshops met beide systemen gewerkt. Zo hebben we in korte tijd een goede indruk gekregen van de grote verschillen tussen beide systemen en de leveranciers en hebben we veel gelegenheid gehad om met elkaar van gedachte te wisselen en vragen te stellen. Een ander voordeel is dat op deze manier dezelfde groep mensen beide systemen heeft kunnen zien en dezelfde ervaring heeft opgedaan. Aanvullend op de heidag hebben we een technisch gesprek gehad met Surfnet over beide systemen. Daarnaast hebben we ook een marktverkenning uitgevoerd en hebben we gesprekken gevoerd met verschillende andere instellingen.

De belangrijkste redenen waarom we voor Mediasite hebben gekozen zijn: 

Roadmap
Tijdens de gesprekken en sessies op de heidag hebben we geen concreet beeld gekregen over de Roadmap van P2GO. Een duidelijke Roadmap vinden we erg belangrijk, zeker voor een product dat nog een grote ontwikkeling moet doormaken zoals P2GO, zowel aan de functionele kant als aan de technische kant. Veel basisfuncties die in Mediasite zitten, zitten nog niet in P2GO. Hier heeft P2GO nog een flink ontwikkelpad te gaan met de daarbij behorende investeringen. Wij zien zelf een ontwikkelachterstand van enkele jaren ten opzichte van Mediasite en denken dat dit alleen ingehaald kan worden door een duidelijk door de leverancier gedefinieerde roadmap (waarbij natuurlijk input uit de gebruikersgroep wordt meegenomen), een helder ontwikkelpad en een strakke planning. Wij hebben niet het gevoel gekregen dat een dergelijke roadmap op dit moment aanwezig is en zien dat P2GO zelf nog zoekende is wat betreft de richting die moet worden opgegaan en wat betreft de rol van de gebruikersgroep is in het ontwikkeltraject. Op dit moment kiezen voor P2GO betekent daardoor aan de ene kant natuurlijk een kans omdat er nog invoed kan worden uitgeoefend op de roadmap, maar aan de andere kant is dit ook een risico. Welke functies worden daadwerkelijk opgeleverd en in welk tempo? Waarin wordt wel geïnvesteerd en waarin niet? Wat ziet P2GO als basisfuncties en wat als maatwerk? Dit is nog niet allemaal duidelijk en we kregen hier geen voldoende goed beeld van tijdens de heidag, noch tijdens de productpresentatie, noch tijdens de sessies of de gesprekken hierover. De kosten van P2GO liggen lager dan die van Mediasite. Dit is niet verwonderlijk als je kijkt naar de volwassenheid van het product. Hier staat tegenover dat er zoals gezegd nog veel geïnvesteerd moet worden door P2GO om tot een werkelijke enterprise omgeving te komen en dat we als instelling het risico lopen veel kosten voor meerwerk te moeten maken als blijkt dat cruciale functies niet of niet snel genoeg in de general releases worden opgenomen. En is dergelijk maatwerk überhaupt mogelijk? Voor ons is het risico daardoor te groot om op dit moment te kiezen voor P2GO als de omgeving voor het inrichten van universiteitsbrede dienstverlening.

Mogelijkheden voor decentraal beheer
Wij zijn een sterk gedecentraliseerde instelling, waarbij de faculteiten een grote mate van autonomiteit hebben. Voor het beheer van centrale systemen zoals een centrale Rich Media voorziening, maar ook voor bijvoorbeeld de digitale leeromgeving Blackboard, betekent dit dat functioneel-beheertaken gedecentraliseerd moeten kunnen worden naar de verschillende faculteiten. Rechten moeten daarbij op maat kunnen worden gemaakt zodat deze passen bij de verschillende verantwoordelijkheden. Iedere faculteit moet een eigen admin gedeelte hebben binnen het systeem waar presentaties o.a. aangemaakt, ingepland, geordend, verplaatst, afgeschermd en verwijderd kunnen worden zonder dat de ene faculteit de presentaties van een andere faculteit kan beheren, tenzij ze hiervoor uitdrukkelijk is geautoriseerd. De admin functie binnen P2GO is op dit moment nog onvoldoende ontwikkeld om een dergelijk decentraal beheer van de omgeving mogelijk te maken en tijdens de heidag werd niet duidelijk of en wanneer P2GO de beheerkant geschikt gaat maken voor gedecentraliseerd beheer. Dit is voor ons een basisfunctie die in Mediasite aanwezig is.

Editfunctie
Op de heidag werd duidelijk dat P2GO niet beschikt over een editfunctie waarmee opnames die zijn geüploaded kunnen worden bewerkt. Dit is een essentiële functie omdat een opname te allen tijde (op verzoek van docenten) moet kunnen worden aangepast. Opnames moeten eenvoudig en snel decentraal door de faculteiten bewerkt kunnen worden, waarbij iedere faculteit de eigen facultaire opnames kan bewerken. Zonder edit functie is een faculteit de opnames als het ware kwijt nadat deze online zijn gezet. Mediasite beschikt over een editor op de recorders, maar heeft ook een editor die op een workstation geinstalleerd kan worden waarmee presentaties die al online staan eenvoudig kunnen worden aangepast.

Blackboard Buildingblock
Mediasite beschikt over een Buildingblock voor Blackboard waarmee presentaties via Blackboard kunnen worden afgeschermd.
Er is nog geen Buildingblock voor P2GO voor de onstluiting van opnames via Blackboard. Learning Valley heeft tijdens de heidag aangegeven plannen te hebben om een Buildingblock te ontwikkelen, maar er was hiervoor nog geen concreet plan. Ook was de manier waarop deze Buildingblock tot stand zou komen onduidelijk. Gaat P2GO deze ontwikkelen? Of de RUG? Wat is de relatie met de nieuwe gebruikersgroep?

Samenwerking met andere instellingen
P2GO wordt door een beperkt aantal instellingen gebruikt binnen Nederland, waaronder slechts twee universiteiten. De meeste van onze collega instellingen hebben een Rich Media omgeving ingericht op basis van Mediasite. Voor ons betekent dit dat als we voor P2GO zouden kiezen we beperkter zijn in het kunnen samenwerken met andere instellingen en het hergebruiken van al ontwikkeld materiaal zoals trainingsmateriaal, handleidingen, best practices etc. Kiezen voor P2GO betekent daardoor ook kiezen voor meer zelf ontwikkelen en kiezen voor minder samenwerkingskansen.

Communicatie met Learning Valley en Mediamission
Er is door Learning Valley slecht tot niet gereageerd op de mails en de vragen die we hen hebben gesteld als voorbereiding op de ICTO Heidag en als Follow-up daarna. Dit betekent voor ons een extra risico om met P2GO in zee te gaan. Wat voor ondersteuning krijgen we wanneer de contracten zijn getekend als in het selectietraject al niet op onze mails wordt gereageerd? De communicatie met Mediamission is soepel verlopen, zowel tijdens de voorbereiding op de heidag als de follow-up daarna.