Gedelegeerd beheer van Blackboard: Blackboard Management Systeem

Eindelijk weer eens tijd gevonden voor het schrijven van een nieuw artikel. Na veel vragen waarom ik al zo lang niets meer post in mijn weblog = wegens drukte 🙂

Ontwikkeling Buildingblock: Blackboard Management Systeem
De afgelopen tijd zijn we druk bezig geweest met de voorbereiding van de ontwikkeling van een Management Systeem voor Blackboard. Anderhalve week geleden was het zover: de contracten zijn getekend! Samen met STOAS gaan we een Buildingblock ontwikkelen voor het op een goede en makkelijke manier decentraal kunnen beheren van Blackboard.

Beperkte Adminrollen voor gedelegeerd beheer in Blackboard 6
Een probleem waar we al lang tegenaanlopen (en volgens mij de meeste instellingen die Blackboard gebruiken) zijn de te beperkte adminrollen in Blackboard (ook in Blackboard 7, hier kom ik later op terug).

Binnen onze instelling is het Course Management van Blackboard de verantwoordelijkheid van de faculteiten. Iedere faculteit heeft 1 of meer Blackboard Coordinatoren die voor de eigen faculteit Courses mogen aanmaken, kopieren, verwijderen etc.

Wat we graag willen is dat iedere faculteit rechten heeft binnen Blackboard om uitsluitend de Courses van de eigen faculteit (of opleiding) te kunnen beheren. Dit is in Blackboard 6 niet mogelijk.

Met zowel de Course Admin rol als de System Admin kun je in Blackboard 6 ALLE Courses beheren (wijzigen, verwijderen, etc.) en niet uitsluitend die Courses die tot de eigen eenheid behoren. We hebben we er destijds voor gekozen om daarom alle facultaire Blackboard Coordinatoren System Admin rechten te geven binnen Blackboard – We hebben nagedacht over het uitdelen van Course Admin rollen, maar aangezien deze rol nog steeds modify en delete rechten heeft op alle Courses lost dit het probleem niet op, het maakt werk van de Blackboard Coordinatoren wel een stuk lastiger, vandaar dat we hier niet voor hebben gekozen – De huidige oplossing is echter geen schaalbare oplossing: we hebben nu meer dan 15 System Admins en het eind is nog niet in zicht.

De oplossing …. Blackboard 7?
We hadden gehoopt dat Blackboard 7 de oplossing zou bieden voor dit probleem door middel van Domains en Domain Admins, maar helaas is dit geen goede oplossing gebleken. Het is een beetje zoals met veel nieuwe functies in Blackboard: op het eerste oog lijkt het de oplossing, maar wanneer je beter kijkt is het net niet dat waarop je had gehoopt.

Het grote probleem in Blackboard 7 is de koppeling van Domains aan Course Catalog Entries. Ik zal het proberen uit te leggen.

In Blackboard 7 kun je een Domain aanmaken en aan een Domain kun je Domainadmins toekennen. Je kunt zoveel Domains en Domainadmins aanmaken als je wilt, dus bijvoorbeeld voor iedere faculteit een eigen Domain met een aantal Domainadmins. So far so Good!

Maar nu het probleem: Hoe koppel je nu alle Courses van bijvoorbeeld een faculteit aan een Domain (zodat de Domainadmin deze kan beheren)? De Blackboardoplossing: via de Course Catalog!

Nadat je een Domain hebt aangemaakt moet je aangeven welke Course Catalog Entries (dus de  hoof- en subcategorien waaruit de Course Catalog bestaat) tot het Domain horen. Hierdoor wordt de Course Catalog de spil van het Coursemanagement, terwijl dit in onze visie niets meer behoort te zijn dan een rubricering van Courses in Blackboard.

Wat betekent dit voor je Course management?

Aanmaken Courses
Een Domainadmin maakt een Course aan in Blackboard. Bij het aanmaken van de Course MOET de Domainadmin de juiste Course Catalog Entry kiezen (waarbij alle Course Catalog Entries in het systeem in alfabestische volgorde worden getoond en niet genest!). Vergist hij zich dan is hij de Course na het aanmaken kwijt. Hij heeft uitsluitend adminrechten op die Courses die gecategoriseerd zijn onder de Catalog Entries die toegekend zijn (door een SysAdmin) aan zijn Domain. Courses die gekoppeld zijn aan een andere Catalog Entry zijn onvindbaar voor de Domain Admin.

Interessant in dit licht is dat bij het Batchgewijs aanmaken van Courses de Course Catalog Entry niet kan worden opgegeven, waardoor deze functie niet meer bruikbaar is in een situatie van gedelegeerd beheer.

Beheren Course Catalog
Het is mogelijk om rechten toe te kennen aan een Domainadmin voor het beheren van de Course Catalog. Hiermee kan een Domainadmin (op iedere plek binnen de Course Catalog – niet alleen in het gedeelte van de eigen faculteit of opleiding) nieuwe Entries toevoegen aan de Course Catalog, maar ook alle bestaande Entries hernoemen en verwijderen. Maar … nadat de Domainadmin een nieuwe Catalog Entry heeft toegevoegd betekent dit niet automatisch dat hij de Courses kan beheren die onder deze nieuwe Catalog Entry worden gecategoriseerd. Eerst moet een Systemadmin de nieuwe Catalog Entry toevoegen aan het Domain waar de Domainadmin rechten toe heeft.

Wanneer een Domainadmin met beheerdersrechten op de Coursecatalog de verkeerde Catalog Entriyverwijdert betekent dit in het beste geval, dat hijzelf geen toegang meer heeft tot de Courses die aan de Catalog Entry hingen, maar in het ergste geval dat hij een collega Domainadmin (van een andere faculteit) de toegang tot de betreffende Courses ontzegt. Een Systemadmin zal deze Courses weer moeten teugvinden binnen Blackboard (er is geen zoekoptie waarmee je Courses zonder Catalog Entry kunt opzoeken) en opnieuw categorizeren.

Feitelijk betekent dit dat het beheer van de Course Catalog niet meer decentraal door de faculteiten kan worden uitgevoerd, maar door een systemadmin moet gebeuren.

Ook dit is geen schaalbare oplossing voor gedelegeerd Blackboardbeheer. Het is foutgevoelig en betekent een verzwaring van de taken van een centrale System Admin.

Onze Oplossing ….
Nadat bleek dat ook Blackboard 7 geen goede oplossing biedt voor het gedelegeerd beheren van Blackboard hebben we besloten om, na de nodige onderhandelingen, in een partnership met stoas dit probleem definitief op te lossen. We gaan een eigen Management Systeem ontwikkelen voor het beheren van Blackboard. Dit doen we in de vorm van een Buildingblock zodat het syteem naadloos integreert met Blackboard. 

De voordelen:

  • Het Blackboard Management Systeem vervangt de System Admin functie voor facultaire beheerders. De Blackboard Adminrechten worden niet meer gebruikt.
  • Iedere facultaire beheerder heeft toegang tot de eigen Courses en kan zijn gedeelte van de Course Catalog beheren.
  • Het beheer van Courses is onafhankelijk van de werking van de Course Catalog: de Course Catalog is en blijft slechts een rubricering van Courses en is geen spil in het beheer.
  • Er zullen meer zoekmogelijkheden aanwezig zijn (zoeken op collegejaar, semester, faculteit, opleiding, courses die niet gecategoriseerd zijn, courses zonder Instructor, zonder users, etc.)
  • Bij het aanmaken van Courses kan extra informatie worden opgeslagen zoals semester, opleiding, collegejaar, etc.
  • Er wordt een Self Service module toegevoegd voor het genereren van Management Informatie. Hiermee kunnen faculteiten zelf op een makkelijke manier webbased rapporten samenstellen over het gebruik van Blackboard. (Hierdoor is de Purge Accumulator niet meer nodig en kan worden uitgezet)
  • Het Management Systeem kan in de toekomst gekoppeld worden aan het SiS voor het automatisch genereren van Courses: er is dan 1 systeem voor het beheren van Courses die (nog steeds) handmatig worden aangemaakt en Courses die via het SiS geautomatiseerd worden aangemaakt.
  • Veel admin functies worden handiger opgezet, zoals het direct kunnen toevoegen van meerdere gebruikers inclusief de gewenste rol bij het aanmaken van een Course.

De volgende hoofdfuncties zullen beschikbaar zijn in de Buildingblock:

  • Course create
  • Course batch create
  • Course copy
  • Course batch copy
  • Course archive-restore
  • Course import-export
  • Course list modify
  • Course remove
  • Course catalog
  • Course templates
  • User create
  • User batch create
  • User enroll
  • User batch enroll
  • User list modify
  • User remove
  • Management Information Generator

Het functioneel ontwerp is grotendeels klaar, STOAS is momenteel bezig met de technische realisatie. Het is de bedoeling dat de Buildingblock in september gereed is.

To be continued!

Be Sociable, Share!

One thought on “Gedelegeerd beheer van Blackboard: Blackboard Management Systeem

  1. De oplossing en features van dit te ontwikkelen building block zien er veelbelovend uit. Ik denk dat ze zonder meer een verbetering zijn t.o.v de nu geboden mogelijkheid.
    Ook wij werken met course admins, maar willen die bij gebruik van domeinen terugbrengen tot één per sector (hetgeen het totaal aantal op maximaal 6 brengt, in de praktijk 4). Zo’n course admin kan dan eventuele “fouten” van domain admins corrigeren (hij kan immers over de muren van de domeinen heenkijken), hetgeen in die zin dus geen aanvullende belasting van de system admin oplevert. In die zin blijven de fouten binnen de sector, behalve als die course admin gaat rommelen in het “domein” van een andere sector.
    De relatie cursus catalogus en domein blijft echter inderdaad een heel zwakke plek in het systeem.
    Tegelijkertijd is het opvallend dat men de rol van de cursucatalogus ook op andere plekken “belangrijker” gaat maken. Zo is er ook een relatie te leggen tussen de cursuscatalogus en institution (portal) rollen. Hierdoor zien cursisten alleen de cursussen die voor hen geschikt (bedoeld?) zijn en blijven andere catalogus entries onzichtbaar. Door gerommel in de cursuscatlogus kunnen daardoor cursussen voor cursisten ook ineens onzichtbaar worden. Dit schreeuwt bijna om een vorm van gecentraliseerd beheer van de catalogus.

Leave a Reply